Wat is de betekenis van een congres?

13 december 2022 - 08:30 Redactie Reisbizz

(Partnernieuws) Een congres is simpel gezegd een bijeenkomst waarbij het draait om een bepaald thema. Rondom dit thema zijn er hoofdsprekers en gastsprekers die informatie delen middels een presentatie. Dit kan zowel een één of meerdaags evenement zijn. Gasten gebruiken zo’n congres vaak om te netwerken met andere gelijkgestemden en om inspiratie op te doen. Men verwart een congres ook weleens met een conferentie, maar er is wel een duidelijk verschil. Een conferentie wordt vaak gehouden rondom een sociaal of maatschappelijk thema, terwijl het thema van een congres een wetenschappelijk of zakelijk is.

Wat gebeurt er op een congres?
Een congres kan één dag duren, maar kan ook bestaan uit meerdere dagen. Op zo’n dag zijn er verschillende sprekers over een zakelijk of wetenschappelijk thema waar de gasten naar luisteren. Tussen deze sprekers door hebben de gasten tijd om met elkaar te discussiëren en te netwerken. Je kunt ook aantekeningen nemen van alle informatie die de sprekers delen, zodat je met een boek vol inspiratie weer naar huis gaat. Als bedrijf zijnde heeft het een groot voordeel als je een congres organiseert, mensen maken namelijk kennis met je in het echt in plaats van alleen maar online. Dit is een goede manier van klanten binding. Zeker als je een community hebt, is het een goed idee om de members bij elkaar te brengen zodat ze met elkaar kunnen sparren. Het clubje wordt dan hechter.

Kies de juiste locatie
Een goede locatie kan je congres maken of breken. Een goede congreslocatie is bijvoorbeeld goed bereikbaar met het openbaar vervoer en heeft daarnaast voldoende (gratis) parkeer gelegenheid bij de locatie. Denk ook aan oplaad punten voor gasten met een elektrische auto, daar scoor je punten mee. Verder moet de locatie een goede indeling hebben, het podium moet door heel het publiek goed te zien zijn. Een goede microfoon is daarnaast onmisbaar! Zorg dat je gasten het kunnen volgen en goed kunnen horen. Om nog extra pluspunten te scoren, zorg je voor een goede catering. Eten verbindt en is super belangrijk. Zorg voor een gevarieerd menu, zodat ook mensen met bepaalde eetwensen of allergieën lekker kunnen eten. Niets is zo vervelend als een lege maag.

Hoeveel kost het om een congres te organiseren?
Een congres kun je natuurlijk wel een beetje letten op de kosten, maar ga hiervan uit: als je 1000 gasten verwacht op je congres, moet je rekening houden met een bedrag tussen de 53.000 euro en 60.000 euro. Wil je quitte spelen, dan moet je dus tussen de 53 euro en 60 euro voor een kaartje rekenen. Wil je er wel íets aan verdienen, dan moet je de prijs van de tickets omhoog gooien. Dat is niet mis, maar het is wel hele goede marketing voor je bedrijf! Uiteindelijk levert het je meer klanten op.